2023年7月

2023年7月30日 (日)

Microsoft 365 の SharePoint ページ上でこれまで利用できてきたTwitter Webパーツが残念ながら廃止だそうです。 

3rdパーティアクセスに対する Twitter の利用規約が変更されたためです。

🔗SharePoint での Twitter Web パーツの表示が空です - Microsoft サポート

タイムラインやツイートを表示するために、これまでは匿名アクセスもできていましたが、利用規約の変更により各ユーザーが Twitterへサインインする必要があり(ユーザー認証が必須)ます。また、ユーザーが毎日アクセスできるコンテンツの量が制限されるなどの影響もあります。

これによりWebパーツのツールボックスからも削除するとのこと。 Microsoft が作成したサイトテンプレートからも削除されます。 

この変更のロールアウトは2023年9月中旬から。

X (Twitter) は社会インフラともなっており、公共性も高く影響は大きいです。そこを考えると、こうした変更は残念ですね。

20230730_185056

SharePoint の管理者となっている方々は Twitter Webパーツをページ上から削除することを考える必要がありそうです。この作業は基本的に手動ですね。ユーザーに案内して削除してもらうことになるでしょう。

また、このロールアウトを待たなくても、SharePoint の管理者(テナントレベル) は、Tiwtter Webパーツをツールボックスから非表示にすることも可能です。Set-SPOTenant -DisableWebPart <Guid> コマンドを利用します。

ちなみに、Twitter Webパーツの GUID は  f6fdf4f8-4a24-437b-a127-32e66a5dd9b4 です。

Set-SPOTenant -DisableWebPart "f6fdf4f8-4a24-437b-a127-32e66a5dd9b4"

🔗Set-SPOTenant (Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell) | Microsoft Learn

2023年7月26日 (水)

Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに届いた内容によると、表題通り Microsoft 365 ログインユーザーの顔写真の扱いが変わります。

ロールアウト期間は比較的長く 2023年8月中旬から2024年3月下旬まで です。

ふり返り

変更点を確認する前に、そもそも現時点で Microsoft 365 のログインユーザーの顔写真はどのように扱われているのかを確認しておきましょう。

SharePoint のプロファイル画像の保存先

SharePoint にアクセスすると右上に顔写真が表示されます。この情報は個人のプロファイル画像として管理されています。

20230726_111709

プロファイルは Delve から表示や編集ができますが、Delve をホストしているのは SharePoint です。元はプロファイル画像というのは個人用サイトのホストサイトコレクションに格納されるようになっています。このサイトは特殊でSPSMSITEHOST#0 テンプレートから作成されます。個人用サイト コレクションとは OneDrive for Business が利用するサイトコレクションのルートサイトコレクションに当たります。

では"ルート サイトコレクション" とは? これは、例えば、https://<ドメイン名>.sharepoint.com というURLがルートのサイトコレクションです。余談ですが、昔は Microsoft 365 テナントを契約すると既定でこのURL直下にチームサイトができていました。ですが現在は既定でコミュニケーションサイトが用意されるようになっています。通常はこれ以外にチームサイトやコミュニケーションサイトを別途、追加作成していくことになりますが、その際には管理パスといって "teams" や "sites" などの配下にサイトが作られるわけです。例えば、https://contoso.sharepoint.com/teams/team01 とか https://contoso.sharepoint.com/sites/contracts などです。

これらは最初から共有されることを前提にしたチームサイトやコミュニケーションサイトの話です。これとは別に OneDrive for Business に代表される個人利用を前提としたサイト群が存在します。これをホストするルートが個人用サイトのホストサイト(ルート)であり、https://<ホスト名>-my.sharepoint.com/ です。OneDrive for Business はログインユーザーごとのこのURLを共通に持つように各サイトコレクションが作られることになります。個人用のサイトをホストする場合の管理パスは "personal" と決まっています。ですから、例えば、adelev@officeidev.onmicrosoft.com というUPNを持つユーザーがいたとすると URLは https://officedev-my.sharepoint.com/personal/adelev_officeidev_onmicrosoft_com となります。最後の部分はユーザーのUPNから取得しているわけです。

ユーザーフォトライブラリ

さて、肝心の顔写真ですが、SharePoint 側のプロファイルに画像をアップロードするときの格納先はユーザーフォトライブラリです。これは、個人用サイトのホストサイトコレクションに作成されます。ライブラリ名は "User Photos (ユーザーの写真)"。この個人用サイトのホストサイトコレクションには https://<ホスト名>-my.sharepoint.com/のURLで直接アクセスしようとしても個人の OneDrive にリダイレクトされてしまいますが、例えば直接ライブラリのURLにアクセスすれば確認はできます。

https://<ドメイン名>-my.sharepoint.com/User%20Photos/Forms/AllItems.aspx

ここに Profile Pictures というフォルダーが作成されており、この中に各ユーザーの顔写真が3つのサイズで生成され保存されます。

20230726_111236

Exchange のメールボックス

さて、Microsoft 365 では画像の保存先は SharePoint 側で管理されるユーザープロファイルだけではありません。Exchange のライセンスがある場合は Exchange 側のメールボックスにもプロファイル画像が格納できるようになっています。

Exchagne 側での写真の追加・管理については下記のリンク先を参照してください。

この2つの場所にある画像を裏ではうまく同期しています。24時間に1回だけ Exchange Online と同期するようになっています。

同期プロセスの詳細については下記のサポート情報が参考になります。

今後の変更点

メッセージセンターの内容からの要約です。


現時点では Exchange のライセンスを持たない場合で、ユーザー自身がプロファイル画像を変更できるのはSharePointに古くから用意されているプロファイル編集画面からのみです。

https://<ドメイン名>-my.sharepoint.com/_layouts/15/editprofile.aspx

20230725_174321_3

これ以外は基本的には編集することができないため、管理者がEntra ID (旧Azure AD)側から画像をアップロードする必要があります。20230726_114241_2

すでに説明した通り Exchange のライセンスがあれば同期されるものの、ライセンスがないため画像がそれぞれ異なったままになってしまう。たとえば、SharePoint 側で連絡先カードを表示すると SharePoint側で管理されているプロファイル画像が表示されますが、右上のコーナー側の画像は異なります。

20230726_114755_4

この "ちぐはぐ" な状況を解消するために、今後 SharePoint 側は Microsoft People System (MPS)から MS Graph エンドポイント経由で取得した画像を表示するように変更されます。ちなみに、Exchange のライセンスを持っているユーザーについては機能的な変更はありません。

このアップデートにより、プロファイル画像の一貫性を保つために SharePoint 側からの画像アップロードを無効化され、MPS の一か所からのアップロードのみとなります。

先ほど紹介したSharePoint 側の昔からあるプロファイルの編集UIからはアップロードができなくなるとのこと。他にもパーソンイマーシブ UI から編集やアップロードができなくなるとメッセージには書かれているのですが、Person Imersive UIとは写真編集用のページで PersonImmersive.aspx というものがあったのですが、昔の話でこれ自体は今は利用できないはずなんですよね。この部分はあまり気にしなくていいようにも思います。

その代わり SharePoint のページ右上にある Universal Me コントロール を使って画像をアップロードすることを求められるようになるそうで Delve から写真のアイコンをクリックして変更もできるとのこと。 Universal Me コントロールとはSharePoint サイトにアクセスしたときに画面右上に表示される顔写真アイコンをクリックしたときに追加や変更できる画像コントロール部分のことを指しているようです。

----------------------

管理者にとっての注意点

この変更に伴い、SharePoint 管理センターからユーザーに代わって画像をアップロードすることができなくなります。

[SharePoint 管理センターのユーザープロファイルの編集画面]20230726_120553_2

そのため Microsoft 365 管理センターまたは Microsoft Entra ID 管理センターからプロファイル画像をアップロードするよう求められるとのこと。

結論

つまりは、SharePoint で長年ホストされてきた ユーザー フォト ライブラリは使われなくなるということですね。

その他の気になる点 (Power Platform)

この変更によって Power Apps や Power Automate 側から画像を参照するときの挙動がどう影響を受けるのか、または受けないように調整してくれるのか。この辺りは個人的に気になっています。


原文を載せておきます。

Share Point: User experience and Image Coherence in Share Point Online (SPO)

We are currently working to improve user experience by providing a coherent profile photo experience across Microsoft 365. This primarily impacts those users of SharePoint online (SPO) who neither have an exchange license or are using Delve for uploading images. This may also impact a small number of SPO admin who upload the user profile image on behalf of the end users.

When this will happen:

We will begin rolling out this change in mid-August 2023 and expect to complete by late March 2024.

How this affects your organization:

Currently, for users who do not have an Exchange License and have uploaded multiple different images across different apps in Microsoft 365, it is likely that SPO displays images uploaded locally in SPO which will be different from User Profile images in other Microsoft 365 apps.

To ensure that the same image is available across all Microsoft 365 experiences, going forward, SPO will display images sourced via MS Graph endpoint from Microsoft People System (MPS). This implies that the image uploaded via other apps in Microsoft 365 will take precedence and get displayed in SPO instead of the locally available image in SharePoint. There is no action required from users at this point.

For users with Exchange licenses there is no functional change.

To ensure profile coherence, we will disable local uploads from SPO to mysite host and instead enable centralized uploads to Microsoft People System (MPS).

What you can do to prepare:

For all users identified above: The profile image will no longer be edited/uploaded through SPO “Edit Profile UI” experience or through “Person Immersive” UI experiences. Instead, all such users would be requested to use the “Universal Me” control available on top right corner of the Share Point Home page for uploading images. Alternatively, they can also use Delve to upload profile images.

For SPO admins: Admins who upload the user profile image on behalf of the end users will no longer be able to upload images via SPO Admin Centre. Instead, all SPO admins will be requested to upload user profile images via MAC Admin Centre or AAD admin center.

We are providing an early heads-up to ensure our customers have sufficient time to adapt to upcoming changes as we will not be able to grant any extension for this change.

2023年7月21日 (金)

現在、Microsoft リストは新しい UX がロールアウトされています。これがロールアウトされるとSharePoint サイト側でリストを新規に作成すると、Microsoft Lists アプリにリダイレクトされるようになります。ちなみに、既存のリストでも Microsoft Lists アプリで開くようになります。

※2023年7月20日現在の情報です。

[ロールアウト情報]

  • ターゲットリリーステナント: 2023年7月下旬~8月上旬
    ※Twitterでもつぶやきましたが、うちのテナントは7月上旬にはきてはいました。ですが、正式にはちょうど今頃ということですね。
  • 標準リリーステナント: 8月上旬~10月上旬

同じテナントでもユーザーによってロールアウト状況はまちまちになるかもとのこと。

利点

この新しいUXでは次のような利点が享受できます。

  • アイテムの追加や編集画面が画面中央にポップアップされ、画面を広く使える
  • 操作の結果が画面下部にポップアップするので見やすい
  • 複数ユーザーで同時編集したときに編集箇所がリアルタイムでわかる
  • 列のタイトルに列の種類を示すアイコンが表示される
  • 新しい評価列が追加できる
  • グループ化とグループ化の解除が容易 (どの列でグループ化しているのかが簡単にわかる)
  • 横スクロール時に左端の列が固定される
  • ビューの削除メニューがわかりやすくなった
  • アイテムを追加するときに「新規」ではなく「新しいアイテムを追加」メニューになっている

新しくなった基本的な使い方をビデオにざっとまとめてみました。

✨重要!

さらにリスト内の5000アイテムを越えている場合、従来は並び替えがうまく機能しなかったのですが、これがきちんと動きます!!

ルールのトリガー条件 ※2023年7月24日追記

ルールのトリガー条件も新しくなります。従来は次の4つでした。

  • 列自体が変更されたとき
  • 列の値が変更されたとき
  • 新しいアイテムが作成されたとき
  • アイテムが削除されたとき

20230724_120134

このうち「列自体が変更されたとき」と「列の値が変更されたとき」とが統合されて「列のデータが変更した」となり、全部で3つになります。

  • 列のデータが変更した
  • 新しいアイテムが作成されたとき
  • アイテムが削除されたとき

20230724_120238

注意点

次のものは新しいUXは未対応です。

  • SharePoint Framework extensions をインストールしているリスト
  • PowerApps で SharePoint フォームをカスタマイズしているリスト
  • 承認フローがあるリスト
  • プレイリスト

ただし、上記以外のリストでもいくつかの機能の消失や不具合も見られます。気が付いている範囲でリストアップしておきましょう。

  • ビュー上の画像列をクリックしても拡大されなくなった
  • 詳細ウィンドウがないので複数アイテムを選択して列の一括編集ができない
  • ビューの書式が崩れる
  • 既定でギャラリー表示オプションがない
  • ギャラリー表示のビューを作っても、カードデザイナーがない

これらはゆくゆくは解消されていくのかなとは思っています。

ですが、現状では場合によっては従来のUXに変更したいこともあります。では従来のUXに変えるにはどうするのか? これは簡単で画面右上の [アクセスの管理]横にある矢印アイコンをクリックすることです。マウスホバーすると「サイトで開く」と表示されます。

20230720_130213

サイト単位での機能のオフ

また、テナントのグローバル管理者や SharePoint 管理者はPowerShellを使えば、サイト単位で新しいUX の機能を使わないように制御できます。

Set-SPOSite -Identity <サイトのURL> -ListsShowHeaderAndNavigation $true

SharePoint 管理シェルは最新版の 16.0.23814.12000 を使って設定してみたところ、左側が抑制済み、右側は既定のままとなりました。

[追記 (Sept 21, 2023)]

PowerShellを使わずとも、リストの設定ページからも設定できるようになりました

🔗  SharePoint サイトのリストをMicrosoft Lists アプリで既定で開かないようにする

2023年7月12日 (水)

Microsoft 社 (日本マイクロソフト社ではなく本社)では様々な AMA (Ask Microsoft Anything の略)イベントを Microsoft Tech Community サイト上で行っています。AMA とは大抵1時間ほどの時間を限定してだれでも質問を書き込むことができ、それに対して Microsoft のエンジニアなどがライブで答えていくというものです(テキストベースのライブイベント)。いわゆる一問一答ではなくディスカッション形式でふるため、返信も誰でも書き込めるようになっており、内容によっては他のユーザーからの「それは、こうだよ」とか「賛成」とか、「賛同しかねるな」などの返信もあったりします。

※AMAは "アマ" とそのまま読みます。

🍉🎐🏄🌴🍉🎐🏄🌴🍉🎐🏄🌴🍉🎐🏄🌴🍉🎐🏄🌴

余談ですがMicrosoft Viva Engage にも Ask Me Anything として AMA の機能を持っており、役員など日ごろ直接コンタクトを取りにくい人に直接質問をするとっいった仕組みを持っていたりします。

🔗 AMA events in Viva Engage - Microsoft Support

🍉🎐🏄🌴🍉🎐🏄🌴🍉🎐🏄🌴🍉🎐🏄🌴🍉🎐🏄🌴

さて、話を戻しましょう。

このAMAですが、 2023年6月14日にSharePoint, OneDrive, Lists, Stream を題材にした AMA が開催されました。通常は書き込んだら、そこに返信がきて終わりだったのですが今回は趣向が異なり、プレゼンターが画面上で Live 配信しながら、こらかれ出てくる新機能の話と書き込まれている質問からいくつかをピックアップしてその場で回答するという方法でした。これはすごく良かった!

ただし、日本だと真夜中の開催になることがほとんどであるためライブ参加が難しい😣。たまたま、今回は夜中に起きたのでそういえばと思い出して途中参加できましたが。World Wideで参加できるようにはなっているので、時差を考慮し、AMA 開催前には事前に質問を投稿しておくこともできるようになっており、回答はイベントの時間内で行われます。時間内に回答できなかったものも、後日、大抵は回答してくれているようです。単なる要望などを書いているものは返信が付いていないケースもあり、100%回答してくれるとは限りませんが技術的な質問は基本的に回答してくれています。

この録画が YouTube に公開されています。前述した通り、新機能の話などもあるため夏休みの勉強がてら一通り見てみるのをお勧めします😊。今回は1時間半の内容でした。

このAMA自体は下記のリンク先に公開されているので、いろいろな方からの質問とその回答を見てみると非常に参考になります。

🔗 Tech Community Live | AMA for SharePoint, OneDrive, Lists, and Stream - Microsoft Community Hub

タイムスケジュールや関連するブログへのリンクもまとまっています。下記に転記しておきます。

Agenda + Experts (all times listed in the Pacific Time Zone (PT):  

  • 10:05 – 10:25am -- AMA | SharePoint  
  • 10:25 – 10:45am -- AMA | OneDrive  
  • Experts@Miceile Barrett@Paul Diamond , Gaia Carini, Carter Green, and @Vishal Lodha.
  • Get the most out of your files with significant updates to the overall OneDrive user interface – a more simple and personalized experience.  
  • 10:45 – 11:10am -- AMA | Lists 
  • 11:10 – 11:30am -- AMA | Stream  

 

  • 11:30am -- Wrap up 

質問内容

 どんな質問が出ていたか、少しピックアップしておきましょう(意訳です)。

Q. Stream (Classic)では利用できていた動画のトリム機能は、Stream on SharePoint にはないし、ClipCampにもビデオのトリム機能が見当たらないけれど、戻ってくる可能性はあるのか?

A. シンプルな "ソフトトリム" 機能を Stream 用に開発中。また、M365 Enterprise に来る予定の ClipChamp はビデオ編集のフル機能がある。提供時期は未定。

Q. リストの列の表示非表示を編集フォームから設定できるが、ビジネスユーザーにとってはロジックが感化単にかけない。UIから設定できるようになるといいのだけれど。

A. v1 のプランにはまだ含まれていないけれど、開発チームのバックログには入っている。

Q. OneDrive のフォルダーの色分け機能は素晴らしいのだけど、Windows 11 の Windows エクスプローラー内で同期したフォルダーには影響するの?

A. ライブでも話した通り、最重要事項ととらえているが、現時点では何とも言えない。

Q. OneDrive/SharePointの質問: OneDrive にショートカットがあるSharePoint のアイテムを削除する前に警告したり、禁止したりするオプションがあればいいのだが。

A. この夏にその機能は登場する。

Q. サイト間での SharePoint ページのコピーや移動はできるようになりますか? 顧客にすごくよく聞かれます。

A. これは複雑な問題であることがわかっている。単なるページではなくページ上のコンテンツもすべてが対象になるためです。コピー/移動は現在検討中だが具体的な日程は決まっていない。まずは、APIを公開しUXでフォローする予定。

※個人的な補足: インターネットのようにすべて公開されている情報だけならいいけれど、アクセス権限で制御されている様々なリストや画像などを参照しているので、なかなか一筋縄ではいかなさそう。

Q. SharePoint: ページの目次を自動的に作成するWebパーツがあるといい。

A. 社内で目次の Webパーツは作成しテストしたが、残念ながらパフォーマンスと信頼性が十分ではなかったため開発を一時停止している。需要があることは理解しているが、これ以上は今のところ何も言えない。

Q.  自分が利用しているSharePoint / Teams の同期機能はいくつかの問題があった。SharePoint / Teams の同期機能は廃止してショートカットを追加するオプションだけにする予定はあるか? それと412文字のパス制限を拡大する予定はないのか?

A.共有ライブラリを同期するのではなく代わりにショートカットフォルダーを利用できるように取り組んでいる。現在、Web上から同期ボタンを削除し、「OneDrive にショートカットを追加」するコマンドだけを表示するポリシーも用意している。最大ファイルパスについてはフィードバックとして受け取り、引き続き調査する。

Q. OneDrive 同期アプリはリブランドしないのか? OneDrive アプリと OneDrive の違いが判らない顧客が多くサポートするときに非常に苦労している。

※個人的な補足: これは日本と一緒だわ。。。

A. OneDrive のブランドを変更する予定はない。OneDrive という名前は Microsoft 365上でのファイル用のソリューションであり、SharePoint を含むすべてのファイルシナリオを支えている。

※個人的な補足:これなのよね。モバイル版の SharePointは端的に言えばニュースを見るためのものでポータルサイト機能を補うもの。モバイルでファイルを開くならモバイル版OneDrive アプリが必要でこれで SharePoint サイトのファイルも賄う。ブランド名とシナリオの訴求がもっと必要だと個人的には思っているところ。

🍀🐞🍀🐞🍀🐞🍀🐞🍀🐞🍀🐞🍀🐞

以上、私が個人的に気になったものだけピックアップしました。興味のあるポイントはことなるでしょうから、あとは、ご自身で直接ご確認ください♪

2023年7月10日 (月)

お陰様で、今年も無事に Microsoft MVPアワードを再受賞することができました。カテゴリは前回と同じく M365 Apps & Services です。

 


🏆Microsoft MVP 受賞者ページ

 Ai Hirano (平野 愛 (旧姓: 山崎)) (microsoft.com)


最初に受賞した年が 2004年で、これで19年連続受賞となりました。初めての受賞は二十代だったのですが、もう50歳が見えてきているような状況です。

2004年に当時存在していた Windows SharePoint Servicesのカテゴリで MVPを受賞して、そこから19年経過したわけです。なんだかんだと、ずっとSharePointを中心に活動してきていますが、SharePointに本格的に携わり始めたのが 2003年ころからですから、そこからだと20年ほど経過しています。20年経過した今でも、この製品は今後まだまだ進化を遂げようとしていて、これからもいろいろと楽しめそうです。今は、SharePoint 単独ということはなく Microsoft 365 全体の機能の一つとして利活用をどうしていくべきかということを日々考えながら、勉強を続ける毎日です。

ということとで、今期もMicrosoft 365 を中心に、業務に役立つ情報をお届けできればと思っています。引き続きどうぞよろしくお願いいたします!